Sono pubblicate le risposte relative ai quesiti pervenuti da parte dei beneficiari in merito alla rendicontazione aggiornate alla data del 26 aprile 2023.
Costi diretti
1. Personale interno - In relazione a quanto richiesto dal punto 2.3 lettera A delle linee guida per la gestione, l'attuazione, la rendicontazione e il monitoraggio, nel caso di personale dipendente sarà sufficiente indicare i riferimenti del progetto all'interno della busta paga?
Sì, oltre ai riferimenti del progetto (es. codice progetto, titolo, laddove applicabile), è sempre necessario inserire il CUP che identifica in modo univoco il progetto finanziato. Nel caso in cui l'inserimento del CUP non fosse possibile (es. busta non modificabile per sistema informatico), è necessario allegare apposita dichiarazione (DSAN) a firma del Rappresentante Legale.
2. Risorse progetto - É possibile utilizzare una stessa persona per ricoprire due differenti mansioni previste da progetto, compatibilmente con orari e modalità contrattuali consentite dalla legge?
Sì, è possibile utilizzare una stessa persona, fermo restando la capienza delle ore lavorabili e del costo massimale imputato all'azione di progetto
3. Risorse progetto - Si possono affidare più incarichi del progetto alla stessa persona come dipendente (ordine di servizio con più ruoli svolti) e ai professionisti?
La stessa risorsa può svolgere attività diverse all'interno del progetto e le stesse devono essere indicate nell'ordine di servizio (se dipendente) o nella lettera di incarico (se professionista)
4. Distacco - Un partner di progetto può coprire le proprie risorse umane, previste da budget di progetto, usufruendo del "distacco su progetto" di risorse umane (con competenze adeguate alle richieste progettuali) di un ETS esterno alla partnership, propria consorziata o socia?
E’ possibile utilizzare risorse umane usufruendo del "distacco su progetto". Per l'ammissibilità della spesa, oltre alla documentazione relativa al distaccamento (comunicazione Inps, Unilav, etc.), sarà necessario indicare chiaramente nell'ordine di servizio il riferimento alle attività svolte all'interno del progetto con il Partner presso cui si realizzano le attività distaccate.
5. Cariche sociali - Per il soggetto titolare di carica sociale, che riveste contestualmente la qualifica di lavoratore subordinato, necessita di una autorizzazione, oppure di una comunicazione all’Agenzia per la coesione territoriale per svolgere un’azione o una attività nell’ambito del progetto?
Il conferimento dell’incarico deve essere deliberato e autorizzato dall’organo interno competente, e comunque conferito nel rispetto delle norme statutarie interne
6. F24 - Considerando che per il personale interno sono inviati incarico, timesheet, busta paga, contabile del bonifico, prospetto di calcolo del costo orario, si chiede se, rispetto alle quietanze degli F24 sia sufficiente inviare quelle mensili cumulative senza ulteriori dettagli dei singoli codici (in quanto costituirebbe un aggravio amministrativo rilevante scorporare la percentuale imputata all'importo complessivo della quietanza F24) e, ai fini della verifica di regolarità contributiva, produrre il DURC?
Nel caso di pagamenti cumulativi (sia stipendi che pagamento di oneri sociali e previdenziali ‐ F24), così come riportato All. 1 Indicazioni per la rendicontazione dei costi del personale interno ed esterno è necessario allegare prospetto di dettaglio da cui si evincano i nominativi del personale, ovvero allegare un’attestazione a firma del Legale Rappresentante con evidenza del dettaglio degli stipendi erogati e degli F24 versati e imputati al progetto. Il DURC verrà richiesto successivamente dall'Amministrazione ‐ tramite le apposite procedure di sistema ‐ ai fini dei trasferimenti delle somme
richieste attraverso le domande di rimborso.
7. Co.co.co. e co.co.pro. - Questa tipologia contrattuale non è inserita all’interno dell’“All. 1‐ Indicazioni per la rendicontazione del personale interno ed esterno”. Possiamo considerarla equiparabile a una forma contrattuale per risorse esterne senza prestazione oraria, ma a obiettivo?
La voce è assimilabile al contratto di lavoro dipendente secondo la vigente normativa in tema. I rapporti di lavoro parasubordinato sono riconducibili, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, alle seguenti tipologie di contratto: co.co.co, co.co.pro, ricercatori, borsisti, assegni di ricerca
8. Co.co.co. e co.co.pro. - Come dobbiamo comportarci per il timesheet, il calcolo del costo orario e la relativa imputazione su Chairos (num. ore * costo orario)? Il co.co.co. per sua natura è un contratto a obiettivo, quindi la risorsa non è tenuta a rispettare un orario, ma un obiettivo fissato con la committenza e per la natura del contratto non è possibile richiedere un timesheet né una quantificazione oraria.
In quanto assimilabile al contratto di lavoro dipendente la risorsa può comunque produrre una relazione/timesheet con le attività svolte. Il costo orario/giornaliero farà riferimento a quanto riportato nel pianto attività dei costi approvato e in ogni caso non potrà superare i massimali di spesa orario/ giornalieri fissati dalla Circolare n.2/2009 del MLPS.
9. Co.co.co. e co.co.pro. - Sono ammissibili i contratti co.co.pro. interamente dedicati al progetto?
Le spese relativi ai co.co.pro dedicati al progetto sono ammissibili.
10. Personale esterno, affidamenti incarichi (v. anche revisore): È possibile rendicontare nei costi di personale il costo di professionisti esterni a Partita Iva appositamente incaricati, con contratto di prestazione d’opera professionale, nelle voci di coordinamento, monitoraggio, gestione, amministrazione, rendicontazione, revisore, comunicazione. E se tali costi possono essere ricompresi nei costi diretti?
Sì, è possibile rendicontare tra i costi diretti personale esterno a partita IVA. Si precisa che l'IVA è un costo ammissibile solo se effettivamente non recuperabile da parte del Beneficiario.
11. Personale esterno, affidamenti incarichi (v. anche revisore): È possibile affidare alcuni incarichi indicati in progetto alle voci di "costo personale" e legate ad attività di comunicazione, informazione e disseminazione, ad un ente del terzo settore, esterno al partenariato ma specializzato in comunicazione per il terzo settore? L'ETS in questione è possessore di partita iva e potrebbe fatturare il costo sostenuto?
I costi ammissibili ‐ così come previsto dall'Avviso ‐ fanno riferimento a costi diretti di personale (interno ed esterno). Non è pertanto possibile procedere con affidamenti di servizi ad Enti/Organizzazione. È invece possibile procedere ad incarichi a risorse esterne (es. professionisti) in possesso di partita iva.
Variazioni
1. Costi orari - Possono essere considerati costi orari diversi da quelli inseriti nel Piano attività e costi, se il costo del personale che si prevede di impegnare, a distanza di due anni dalla presentazione del progetto, ha subito variazioni in aumento?
Tenendo in considerazione e non superando il massimale di spesa previsto per l'azione e la figura professionale di riferimento è possibile aggiornare il costo del personale. Per ulteriori indicazioni sulla rendicontazione del personale si rimanda all.1 All. 1 Indicazioni per la rendicontazione dei costi del personale interno ed esterno pubblicato sul sito.
2. Costi orari - Come procedere se i costi orari del personale sono cambiati rispetto a quelli del budget presentato, premesso che resteranno invariati l'importo totale del progetto e gli importi delle singole linee di budget?
È possibile aggiornare il costo del personale fermo restano l'importo totale del progetto e gli importi delle singole linee di budget. La richiesta di modifica ‐ ai fini della valutazione e autorizzazione ‐ va inviata tramite PEC all'attenzione del responsabile di Misura, allegano il piano attività e costi aggiornato
3. Costi orari - In caso di un costo orario differente, anche di centesimi, da quello indicato nel piano finanziario, prima di poterlo inserire dobbiamo chiedere la variazione via PEC?
In questi casi non è necessaria la variazione via PEC, fermo restando il massimale di spesa previsto per quella risorsa. È possibile anche parametrare il calcolo al costo più basso (anche se di pochi centesimi) così da avere un unico dato di riferimento per l'intero progetto.
4. Costi orari - Considerando che il costo del lavoro dipendente è variato in aumento, si può riequilibrare la somma complessiva dei costi abbassando il costo di altre voci ad ex consulenti esterni con minor costo orario? Questo riequilibrio può essere fatto nel complessivo e/o nelle singole attività?
È possibile la rimodulazione sia nel costo complessivo che nelle singole attività. La proposta di rimodulazione va inviata tramite PEC. Sì consiglia di utilizzare il file excel piano attività e costi aggiungendo una colonna con le modifiche proposte così da agevolare la valutazione.
5. Costi orari - Una voce di spesa prevista per 1 educatore può essere eseguita da due persone, senza per questo modificare il costo (es. 200 ore per 1 soggetto possono essere fatte da 2 persone che fanno 100 ore ciascuno)?
Sì, la stessa spesa può essere eseguita da due persone nel rispetto del massimale previsto.
6. Costi orari - L'economia generata da un costo del personale inferiore a quello previsto nel progetto può essere utilizzata per svolgere più ore in quella stessa attività (aumentare il numero di ore dell'educatore senza sforare il budget previsto per la rendicontazione della figura)?
Sì, è possibile aumentare il numero di ore previste nel rispetto del budget assegnato per l'attività.
7. Variazione personale – rimodulazione budget: L'ente pubblico partner chiede che lo psicologo che nel progetto è previsto debba essere contrattualizzato da loro possa essere contrattualizzato dal soggetto capofila. Questo non cambierebbe né il costo, né modificherebbe l'attività prevista. E’ possibile prevedere tale modifica? Va fatta richiesta formale via PEC?
La quota di budget può essere redistribuita (così da permettere la contrattualizzazione della risorsa a carico del Capofila), ma nessun partner può gestire una quota di risorse superiore al 50% del costo del progetto, come prescritto dall’Avviso e ciò deve essere comunicato formalmente all’Amministrazione (tramite PEC) con una proposta di rimodulazione delle risorse.
Viste le variazioni da apportare al budget si chiede quindi di inviare il piano attività e costi aggiornato (file excel) inserendo una colonna che evidenzi le modifiche apportate.
Documenti di supporto
1. Check list autovalutazione - In relazione al punto 11 dell'allegato 6.2‐Check_List_autovalutazione_domanda‐rimborso_tranche‐intermedie, cosa si intende per "evidenza del dettaglio degli stipendi erogati e degli F24 versati e imputati al progetto"?
Si intende l'elenco dei nominativi delle risorse imputate al progetto con evidenza degli stipendi erogati e degli F24 versati per quella risorsa. In particolare, l'evidenza è richiesta per tutti i pagamenti cumulativi.
2. Check list autovalutazione - Sarà sufficiente elencare i nominativi del personale coinvolto nel progetto per i quali sono stati versati i relativi tributi/ contributi o sarà necessario altresì indicare il dettaglio degli importi per ciascun dipendente?
È necessario tracciare anche gli importi erogati per singolo dipendente; questo anche al fine di per consentire poi un riscontro rispetto alla spesa sostenuta per quella risorsa (in relazione al prospetto del costo lordo orario dichiarato per la risorsa e le ore imputate al progetto).
3. CUP di progetto - Con il pagamento degli stipendi del personale interno impiegato nel progetto tramite Bonifico bancario privo di CUP, in quanto l’inserimento del CUP nelle note del Bonifico singolo risulta impossibile (in deroga a quanto richiesto dall’All. 1 – pag. 2)?
Nel caso di pagamenti cumulativi (stipendi che F24), è necessario allegare un prospetto di dettaglio da cui si possano evincere i nominativi del personale, ovvero allegare un’attestazione a firma del Legale Rappresentante con evidenza del dettaglio degli stipendi erogati e degli F24 versati e imputati al progetto. Nel prospetto o nella dichiarazione vanno indicati i riferimenti e il CUP di progetto.
4. Timesheet - Rispetto ai timesheet, si chiede * se gli stessi debbano essere prodotti anche per il personale impiegato al 100% sul progetto?
In alternativa al timesheet può essere prodotta una relazione/dichiarazione firmata dalla risorsa e controfirmata dal Rappresentante Legale dell’Ente/Organizzazione che le attività realizzate sono state dedicate al 100% sul progetto
5. Timesheet - Se è previsto un fac‐simile predisposto dall’Amministrazione o se sia possibile utilizzare un proprio modello secondo le modalità previste dalle Linee Guida?
È possibile utilizzare un proprio modello di riferimento
6. Giustificativi di spesa e di pagamento - Come vanno trattate le spese dei partner, ovvero: dobbiamo inserire le buste paga e i pagamenti delle risorse impiegate da loro? o dobbiamo richiedere emissione di fattura o dichiarazione dei costi sostenuti?
Ogni soggetto (Capofila e partner) è responsabile della spesa (per la quota parte di progetto) e della relativa documentazione. Sarà cura del Capofila raccogliere tutta la documentazione di progetto (così come previsto dalla Convenzione) e provvederà ad inserirla nei relativi format previsti (vedi All. A Format allegato alla domanda di Rimborso) e a caricarla a sistema ai fini del trasferimento delle somme a seguito delle domande di rimborso. Il trasferimento delle somme sarà da parte dell'Amministrazione al Capofila (sul c/c dedicato e comunicato attraverso il modello di tracciabilità dei flussi) che provvederà poi a trasferirle ai partner per quote di competenza
7. Giustificativi di spesa e di pagamento - Se alcuni partner non riescono a produrre i materiali, è possibile inserire successivamente giustificativi di spesa riferiti al periodo fino al 28 febbraio?
I giustificativi di spesa e pagamento andranno caricati a sistema al momento della richiesta di rimborso. Ai fini del monitoraggio vanno inserite solamente le informazioni finanziarie, fisiche e procedurali di progetto
Costi indiretti
1. I costi indiretti possono essere anche costi di materiali necessari per la realizzazione del progetto o sono considerati sempre e solo voci di personale?
I costi indiretti sono quei costi che, pur non essendo direttamente applicabili alle attività di progetto, incidono comunque sulle stesse. Sono legati alle spese generali di funzionamento delle attività dell’Ente/Organizzazione e perciò non sono direttamente imputabili al progetto.
2. Si richiede come, cosa e con quali modalità debbano essere rendicontati i costi indiretti del 40%.
I costi indiretti vengono calcolati nella misura del 40% dei costi diretti sostenuti per costi del personale (interno ed esterno). Pertanto, per ciascuna spesa diretta sostenuta, a prescindere dal Soggetto, i costi indiretti sono proporzionati a essa.
3. Rispetto ai giustificativi di spesa dei costi indiretti sostenuti dai partner, non necessari per la rendicontazione, il soggetto responsabile deve comunque tenere copia dei documenti di tutti i partner relativi al progetto? Chiediamo una conferma rispetto alla questione semplificazione amministrativa relativa al 40% di costi indiretti: non andranno presentati giustificativi di spesa e di pagamento in piattaforma?
I costi indiretti non andranno rendicontati e non saranno richiesti giustificativi di spesa e di pagamento. Resta inteso che come previsto dall'Avviso e dalla Convenzione è d'obbligo per il beneficiario una sana e corretta gestione dei finanziamenti ricevuti nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria di riferimento
Revisore
1. Dovendo indire una selezione per la nomina del revisore legale indipendente, abbiamo bisogno di maggiori dettagli circa le mansioni professionali che lo stesso deve espletare. Nel bando e nella convenzione non ci sono dettagli, è possibile avere dei riferimenti normativi specifici circa l'incarico da svolgere, in modo da citarli anche esplicitamente nel bando? Inoltre, sempre con riferimento alla figura del revisore e al fine di fornire maggiori informazioni nel bando di selezione, vorremmo sapere se ci sono dei moduli che devono essere compilati e firmati dal revisore legale. Ruolo del revisore contabile: è richiesta una certificazione solo alla consegna della documentazione finale o anche degli step bimestrali? Che caratteristiche deve avere il contratto con il revisore in base all'avviso pubblico?
La certificazione delle spese è sempre legata alle domande di rimborso (sia intermedie che a saldo). Gli step di avanzamento possono anche non essere bimestrali, ma legati all'avanzamento delle spese, così come previsto dall'art. 7 della Convenzione. Il revisore legale indipendente ha il compito di verificare l’ammissibilità del totale delle spese rendicontate
(sia del Soggetto Capofila che dei partner). Deve essere un professionista ‐ Revisore Contabile ‐ iscritto al Registro tenuto presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze. Deve essere indipendente: non può quindi accettare l'incarico se sussistono relazioni finanziarie, d'affari, di lavoro o di altro genere con il Soggetto beneficiario (Capofila e partner) tali che ne comprometterebbero l'indipendenza.
Non ci sono particolari indicazioni rispetto alla "seniority" dell'esperto.
In caso di incarichi individuali ad esperti esterni, generalmente si applicano gli stessi gli stessi presupposti di legittimità previsti dall’art. 7 Testo Unico sul pubblico Impiego ‐ D.Lgs. 165/01, nonché la regola della selezione comparativa.
Per importi inferiori a 5.000 euro, si precisa che, pur essendo preferibile l’espletamento di una procedura comparativa, è ammissibile l’affidamento diretto fornendo una adeguata motivazione rispetto alla scelta del professionista.
Per incarichi pari o superiora a 5.000,00 euro ed inferiore a 40.000 euro in alternativa all’Avviso di selezione è possibile consultare e comparare almeno 3 operatori economici, individuati sulla base di indagine di mercato opportunamente documentata.
Per incarichi pari o superiora a 40.000 euro è possibile consultare e comparare 5 operatori economici, individuati sulla base di indagini di mercato documentate oppure procedere con Avviso di selezione.
Oltre alle modalità evidenziate nel punto precedente è anche possibile prevedere specifiche short list di esperti/profili professionali a cui è possibile fare riferimento nel corso della realizzazione del progetto.
IVA
1. In caso di soggetto beneficiario e/o partner con attività in regime IVA ordinario, l'IVA assolta sulle fatture di professionisti/lavoratori autonomi e costi indiretti, riferiti allo svolgimento delle attività progettuali, a norma di legge confluisce nella liquidazione periodica e concorre al saldo di periodo. In tal caso, secondo quanto indicato nelle Linee guida su menzionate, l'IVA, risultata "detraibile", sarebbe considerata quale spesa non ammissibile. Laddove, invece, l'IVA addebitata dal prestatore/cedente, dovesse risultare "indetraibile", per natura o scelta, in capo al soggetto beneficiario e/o partner, la stessa dovrebbe essere considerata spesa ammissibile. Si chiede conferma di tale interpretazione o eventuali diverse indicazioni al riguardo.
Fatto salvi i limiti di ammissibilità delle spese previsti dalla normativa comunitaria e nazionale, sono ammissibili a titolo esemplificativo le seguenti spese:
‐ quelle previste dal quadro economico di progetto;
‐ IVA realmente e definitivamente sostenuta dal Soggetto beneficiario, nonché ogni altro tributo o onere fiscale, previdenziale e assicurativo, purché non siano recuperabili e direttamente afferenti all’intervento.